INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Domanda di ammissione e rapporto associativo

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), l’Associazione Pluriversum fornisce le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito della domanda di ammissione e dell’eventuale successivo rapporto associativo.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

ASSOCIAZIONE PLURIVERSUM

Codice Fiscale: 93135440613

Partita IVA: 02176300388

Sede: Via del Mulinetto, 36 – 44122 Ferrara (FE)

Legale rappresentante pro tempore: Antonio Di Bartolomeo

Per le questioni relative al trattamento dei dati personali è possibile contattare l’Associazione ai recapiti pubblicati sul sito istituzionale, tra cui: pluriversumedizioni@gmail.com

L’Associazione non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO), non ricorrendo allo stato i presupposti che ne rendono obbligatoria la designazione ai sensi dell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679.

2. Dati personali trattati

Nell’ambito della domanda di ammissione e dell’eventuale rapporto associativo possono essere trattati, in particolare:

• nome e cognome;
• data e luogo di nascita;
• codice fiscale;
• indirizzo di residenza;
• recapito telefonico;
• indirizzo email;
• dati relativi alla domanda di ammissione;
• data di presentazione della domanda;
• dichiarazioni di presa visione e accettazione dello Statuto, delle Linee Guida e degli altri documenti applicabili;
• versione dei documenti accettati;
• informazioni relative all’ammissione e alla permanenza nell’Associazione;
• dati relativi al pagamento delle quote associative;
• comunicazioni intercorse con l’Associazione;
• eventuali ulteriori dati necessari alla gestione del rapporto associativo.

Possono inoltre essere registrati dati tecnici connessi alla presentazione telematica della domanda, quali data e ora dell’invio e altri dati necessari a documentare la procedura utilizzata.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• ricevere, esaminare e gestire la domanda di ammissione;
• verificare i requisiti richiesti dallo Statuto;
• consentire agli organi competenti dell’Associazione di deliberare sull’ammissione;
• comunicare l’esito della domanda;
• istituire e aggiornare il libro o registro dei soci;
• gestire il rapporto associativo;
• gestire quote associative, rinnovi e relativi adempimenti amministrativi;
• inviare comunicazioni istituzionali e organizzative connesse alla vita dell’Associazione;
• organizzare attività, assemblee, iniziative e rapporti con i soci;
• documentare l’accettazione dello Statuto, delle Linee Guida e degli altri documenti applicabili;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dallo Statuto e dalle deliberazioni degli organi associativi;
• tutelare i diritti e gli interessi dell’Associazione in caso di contestazioni o controversie.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati necessari alla domanda di ammissione e alla gestione del rapporto associativo non si fonda, in via generale, sul consenso dell’interessato.

La base giuridica è costituita, secondo la specifica finalità, dall’esecuzione di misure adottate su richiesta dell’interessato e dalla gestione del rapporto associativo, nonché dall’adempimento degli obblighi di legge cui è soggetta l’Associazione.

Per eventuali ulteriori trattamenti fondati sul consenso, come l’invio di comunicazioni promozionali o newsletter non necessarie alla gestione del rapporto associativo, il consenso viene richiesto separatamente e può essere revocato in qualsiasi momento.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di domanda è necessario per consentire all’Associazione di ricevere e valutare la richiesta di ammissione e, in caso di accoglimento, di gestire il rapporto associativo.

Il mancato conferimento dei dati necessari può rendere impossibile la presentazione o la valutazione della domanda oppure la corretta gestione del rapporto associativo.

Il conferimento dei dati per finalità ulteriori e facoltative, quali l’invio di comunicazioni promozionali o commerciali, è invece libero e non incide sulla possibilità di presentare la domanda o di acquisire la qualità di socio.

6. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati e alle finalità perseguite.

7. Soggetti autorizzati e destinatari dei dati

I dati possono essere trattati dai componenti degli organi associativi e dagli altri soggetti autorizzati dall’Associazione, nei limiti delle rispettive funzioni.

Quando necessario, i dati possono inoltre essere comunicati o resi accessibili a soggetti esterni che prestano servizi all’Associazione, quali, a titolo esemplificativo:

• fornitori di servizi informatici;
• provider di hosting e posta elettronica;
• gestori del sito web;
• consulenti amministrativi, fiscali o legali;
• fornitori di servizi di pagamento;
• soggetti incaricati della manutenzione e gestione delle piattaforme utilizzate.

Tali soggetti trattano i dati secondo la propria qualificazione giuridica e, quando ricorrono i presupposti, quali responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità pubbliche quando previsto dalla legge.

8. Diffusione dei dati

I dati personali raccolti mediante la domanda di ammissione non sono destinati alla diffusione pubblica, salvo che ciò sia previsto dalla legge, derivi dalla natura di specifiche attività associative oppure sia stato espressamente autorizzato dall’interessato.

9. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Alcuni servizi informatici utilizzati dall’Associazione possono essere forniti da soggetti operanti anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi, gli eventuali trasferimenti di dati personali sono effettuati nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR e delle garanzie applicabili.

10. Periodo di conservazione

I dati relativi alle domande di ammissione sono conservati per il tempo necessario alla loro valutazione e alla documentazione delle decisioni adottate.

In caso di ammissione, i dati necessari alla gestione del rapporto associativo sono conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per il periodo richiesto dagli obblighi di legge, amministrativi, fiscali, contabili o dalla necessità di tutelare i diritti dell’Associazione.

I dati relativi alla documentazione dell’accettazione dello Statuto, delle Linee Guida e degli altri atti regolamentari possono essere conservati anche successivamente alla cessazione del rapporto associativo, quando necessario per documentare i rapporti intercorsi.

I dati trattati sulla base del consenso per finalità facoltative sono conservati fino alla revoca del consenso o per il diverso periodo previamente comunicato.

11. Comunicazioni istituzionali e newsletter

Le comunicazioni strettamente connesse alla gestione della domanda e del rapporto associativo possono essere inviate senza necessità di uno specifico consenso, in quanto funzionali al rapporto con l’Associazione.

L’invio di newsletter, comunicazioni promozionali, editoriali o commerciali non necessarie alla gestione del rapporto associativo è invece subordinato, quando richiesto dalla normativa applicabile, a specifico consenso.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• accedere ai propri dati;
• chiederne la rettifica;
• chiederne la cancellazione;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nei casi previsti;
• esercitare il diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento per i trattamenti che su di esso si fondano.

Il GDPR prevede inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente. Eur-Lex

Le richieste possono essere indirizzate all’Associazione Pluriversum ai recapiti indicati nella presente informativa.

13. Processi decisionali automatizzati

I dati raccolti nell’ambito della domanda di ammissione non sono utilizzati per decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato.

La decisione relativa all’ammissione è assunta dagli organi associativi competenti secondo quanto previsto dallo Statuto.

14. Modifiche dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in relazione a modifiche normative, organizzative o delle modalità di trattamento.

La versione aggiornata è resa disponibile sul sito dell’Associazione.

Versione 1.0 – [07.10.2026]